5 redenen waarom je urenregistratie niet lekker loopt

Bijna iedereen moet uren registeren voor het werk. Er is geen ontkomen aan, tijdschrijven is nodig om projectkosten te bepalen of om facturen op te stellen. Urenregistratie geeft inzicht in de verdeling van tijd over projecten. Helaas is tijdschrijven vaak een ondergeschoven kindje met als gevolg een onvolledige registratie. Hierdoor blijft onduidelijk wat de eigenlijke kosten zijn en waar de tijd aan besteed wordt. Dit hoeft niet zo te zijn. Laten we eens kijken wat vaak voorkomende valkuilen zijn.

Projectstructuur te ingewikkeld

Heb je ooit tijd geschreven bij een grote organisatie? Dan ken je de schrikbarende lijsten met onbegrijpelijke projectcodes. Moeilijk kiezen, dus we doen maar wat. Zorg ervoor dat de projectstructuur voor medewerkers zo eenvoudig mogelijk is om dit te voorkomen. Het is belangrijk dat medewerkers korte lijstjes met duidelijk herkenbare projectnamen en activiteiten zien.

Door gebruik te maken van een urenregistratie-app met autorisatiestructuur kun je per gebruikersgroep aangeven welke projecten zichtbaar moeten zijn. Op deze manier is het veel eenvoudiger voor medewerkers om uren juist in te vullen.

Kijk kritisch naar projectstructuren en zoek naar mogelijkheden voor vereenvoudiging. Dit kan bijvoorbeeld door labels of categorieën aan projecten te hangen zodat je deze later kunt groepen. Zo kun je bijvoorbeeld projecten per productlijn of per afdeling groeperen. De medewerkers die uren registreren hoeven zich hier niet over te bekommeren. Alleen het juiste project kiezen is van belang. Bij de rapportage kun je vervolgens overzichten per afdeling of productlijn maken.

Uren invoeren is moeilijk

Het spreekt voor zich. Urenregistratie moet snel en makkelijk zijn. Helaas is dit niet altijd zo. Vooral urenregistraties die onderdeel zijn van een groot administratief pakket zijn niet heel toegankelijk. Een mobiele app voor ureninvoer is al een hele verbetering. Iedereen heeft zijn telefoon bij zich, vooral voor medewerkers die niet op kantoor of thuis werken is dit een grote verbetering.

Of je nu uren invoert op je mobiel, via een website of een Excelsheet, het is belangrijk dat het invullen van uren eenvoudig is. Hoe minder handelingen er nodig zijn, hoe beter. App openen, datum selecteren, project, activiteit en uren selecteren en opslaan. Meer hoeft het niet te zijn. Dit is iets om goed op te letten als je je urenregistratie tegen het licht houdt. Het loont de moeite de verschillende apps en Excel-templates met elkaar te vergelijken.

Medewerkers zijn niet gemotiveerd voor tijdschrijven

Urenregistratie begint bij de persoon die de uren schrijft. Hoe makkelijk de app ook is in gebruik, als niemand de moeite neemt schiet het niet op. Daarom is het belangrijk dat medewerkers gemotiveerd zijn om uren te schrijven. Als mensen zaken nuttig vinden pakken ze het makkelijker op. Let daarom goed uit waarom urenregistratie belangrijk is. Wat is het doel van de urenregistratie? Waarvoor worden de verzamelde uren gebruikt?. Wat is het gevolg als een urenregistratie niet klopt?

Maak goede instructies voor het gebruik van de uren-app. Een kort filmpje is meestal zo gemaakt. Ben je daar zelf niet handig in? Er zijn genoeg mensen om je heen die een filmpje zo  gemaakt hebben.

Directeur probeert alles zelf te regelen

Het invoeren van een urenregistratie begint meestal met een leidinggevende die het voortouw neemt. Meestal omdat de bestaande administratie niet voldoet. Invullen op papier neemt teveel tijd in beslag of een urenregistratie in Excel voldoet niet meer omdat het bedrijf gegroeid is.

Dit is een uitstekende start maar het is belangrijk om de inrichting en beheer van urenregistratie te delegeren aan de juiste mensen. Maak hen verantwoordelijk voor het urenregistratieproces. Ook hier geldt dat motivatie belangrijk is. Mensen die gemotiveerd zijn zullen een project veel beter tot een goed einde brengen. Samenwerken bij de inrichting van een urenregistratie helpt om het juiste resultaat te bereiken.

Er is niet gekeken naar de doelen urenregistratie

Alleen het resultaat telt. Als een urenregistratie zijn doelen voorbijschiet heeft het weinig nut. Vraag je af of je makkelijk de gewenste inzichten uit de rapportage kunt halen. Bijvoorbeeld een overzicht van totale kosten per productlijn of afdeling. Moet je veel handmatige acties toepassen voor een juist rapport? Dit kost veel tijd en gaat ten koste van het resultaat. Het is een éénmalig moeite om rapportage te automatiseren, er zijn veel tools voor beschikbaar. Met één druk op de knop kun je vervolgens een rapport opnieuw draaien als er iets verandert is. Dit werkt vele malen efficiënter.

Tot slot

Hopelijk helpen deze tips bij het verbeteren van je urenregistratie. Het is maar een greep uit de vele mogelijkheden die er zijn. Het gaat erom dat je kritisch kijkt naar de huidige manier van werken. Op die manier kun je makkelijk verbeterslagen maken. Je krijgt betere gegevens uit je urenregistratie en daarmee kun je je bedrijfsprocessen verbeteren. En daar is het uiteindelijk allemaal om begonnen.